Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng đối với tất cả mọi người. Kỹ năng này rất hữu ích cho học tập, làm việc và giúp bản thân bạn năng động hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về kỹ năng giao tiếp là gì cũng như cách rèn luyện và phát triển chúng thì đừng bỏ qua bài viết này nhé!
Tham khảo các khóa học tại: Anh Ngữ Việt Úc
I. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mềm thể hiện khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin, ứng xử và tương tác nhằm đạt được mục tiêu cụ thể. Người có kỹ năng giao tiếp tốt có khả năng phát triển nhiều mối quan hệ, và những gì họ nói ra đều có tác động đến những người xung quanh. Trong hầu hết các trường hợp, quản lý cấp cao có kỹ năng giao tiếp tốt.
II. Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp
– Dựa trên Nguyên tắc WIN – WIN: Để giao tiếp hiệu quả, người mà bạn đang tương tác trực tiếp cần cảm thấy thoải mái trong cuộc trò chuyện, hoặc đạt được điều mà cả hai bên mong muốn nhận được trước khi bắt đầu. trò chuyện.
– Không bẩm sinh: Không chỉ kỹ năng giao tiếp mà tất cả các kỹ năng khác không phải là bẩm sinh. Bạn cần học, thực hành và áp dụng vào mọi hoạt động hàng ngày để hình thành kỹ năng cho bản thân.
– Nhận thức: Mỗi người sẽ có những nhận thức cá nhân khác nhau, đó là lý do tại sao việc tích lũy và áp dụng các kỹ năng giao tiếp ở mỗi người là khác nhau. Thông qua nhận thức cá nhân, mỗi người có một cách tiếp nhận và đồng hóa các kỹ năng giao tiếp trên nhiều cấp độ.
– Kế thừa và chọn lọc: tiếp thu tri thức từ những gì sẵn có nghĩa là bạn đang kế thừa những điều tốt đẹp đã được chứng minh từ trước. Và việc xem xét một thông tin chỉ tiếp nhận những kiến thức bạn cho là đúng, đó là tính chọn lọc.
– Tính cá nhân cao: Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cá nhân. Vì ai cũng phải học hỏi, vay mượn kinh nghiệm của bản thân, phục vụ cho mục đích giao tiếp của mình mà không khuôn khổ, không theo một quy tắc nào.
– Áp dụng nhiều bộ kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp thường được kết hợp với các kỹ năng khác như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đàm phán… Mục đích cuối cùng của việc áp dụng các kỹ năng mềm này vào giao tiếp là trò chuyện, trao đổi thông tin trong cuộc sống .
III. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc
– Đồng cảm với mọi người: Chúng ta có thể thấy hầu hết những người có kỹ năng giao tiếp tốt đều thân thiện, dễ gần, được nhiều người quý mến và có nhiều mối quan hệ tốt.
– Hiểu nhau: Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp hai bạn hiểu nhau và biết tiến, lùi để đối phương cảm thấy thoải mái khi nói chuyện. Thậm chí, nếu rèn luyện kĩ năng này, bạn còn có thể nắm bắt được tâm lý của đối phương.
– Mở rộng và duy trì các mối quan hệ: Kỹ năng giao tiếp cho phép bạn hình thành các mối quan hệ mới đồng thời giúp bạn duy trì chúng lâu dài, ngay cả trong các cuộc trò chuyện trực tiếp. , hoặc gián tiếp qua tin nhắn, email,… Ngược lại, người có kỹ năng giao tiếp kém sẽ khiến mối quan hệ xung quanh ngày càng bị thu hẹp, dễ bị cô lập và bơ vơ trong tập thể.
– Tạo điều kiện thuận lợi và nâng cao hiệu suất công việc: Tại nơi làm việc, những người có kỹ năng giao tiếp tốt thường có xu hướng kết giao với nhiều người và do đó nhận được sự giúp đỡ từ nhiều người giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau. Kỹ năng này cũng giúp các cuộc họp trở nên thoải mái hơn, chu đáo hơn và hiệu quả hơn.
– Tăng cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp: Người có kỹ năng giao tiếp tốt, am hiểu chuyên môn sẽ có cơ hội đạt được những vị trí cao hơn trong công việc như trưởng phòng, trưởng bộ phận hay trưởng bộ phận. Kỹ năng giao tiếp cũng là một trong những kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản lý cấp cao.
VI. Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp
1. Tích cực lắng nghe khi giao tiếp
Giao tiếp là hoạt động giữa hai người trở lên, vì vậy để rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp của mình, bạn cần học cách lắng nghe nhiều hơn. Tuy nhiên, lắng nghe ở đây không chỉ là nghe mà còn là thấu hiểu và tạo điều kiện để người đối thoại có cơ hội chia sẻ mọi khúc mắc trong lòng.
2. Quan sát và kết hợp ngôn ngữ cơ thể
Giao tiếp bằng lời nói là chưa đủ, cử chỉ, chuyển động và cách diễn đạt cũng sẽ tạo thêm sự đa dạng cho cuộc trò chuyện của bạn. Kết hợp kỹ năng quan sát và ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp có thể giúp người đối diện cảm thấy gần gũi và thân thiện hơn. Tuy nhiên, bạn phải biết tiết chế bản thân, thể hiện sự tinh tế và khéo léo để không khiến người đối diện cảm thấy khó chịu nhé!
3. Thân thiện
Giao tiếp thân thiện là cần thiết và nó giúp bạn có cơ hội gặp gỡ, trò chuyện với những người xung quanh. Bằng cách học cách trò chuyện thân thiện với mọi người, bạn cũng học được một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp.
4. Tự tin
Trong mọi tình huống, sự tự tin sẽ giúp bạn vượt qua những vấn đề khó khăn nhất. Và để có thể tự tin bày tỏ quan điểm của mình, bạn phải chắc chắn rằng mình hiểu rõ những gì mình định nói và làm, đồng thời chuẩn bị kỹ kiến thức, thông tin trước khi trình bày. Điều này có nghĩa là bạn phải thực hành, học hỏi và làm mới thường xuyên để hiểu rõ hơn về bản thân và tự tin hơn vào những gì bạn có.
5. Đồng cảm
Đồng cảm là biết đặt mình vào vị trí của người khác, để cảm nhận và hiểu tại sao họ cư xử như vậy. Trong giao tiếp giữa hai người cần có sự đồng cảm để hiểu rõ hơn câu chuyện của nhau. Khi bạn đồng cảm với câu chuyện của người khác, bạn học cách lắng nghe và hiểu người khác.
6. Tôn trọng
Học cách lắng nghe tích cực thay vì bắt người khác phải suy nghĩ như bạn. Tôn vinh câu chuyện của người khác cũng là một cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp. Khi học cách tôn trọng lẫn nhau, bạn sẽ tránh được những cuộc tranh cãi nảy lửa bất tận và tìm ra giải pháp cho các vấn đề.
7. Hãy cởi mở
Có một tâm hồn cởi mở cũng giống như sự hiểu biết, đồng cảm và tôn trọng, bạn cởi mở để tin tưởng người khác, chia sẻ những câu chuyện và kiến thức một cách cởi mở, đồng thời phát triển các kỹ năng giao tiếp. Tương tác với nhiều người một cách thường xuyên và kỹ năng giao tiếp của bạn cũng sẽ được cải thiện.
8. Thấu hiểu và tìm ra điểm chung
Các cuộc đàm thoại diễn ra thường có mục đích đạt được mục tiêu mà các bên mong muốn trước đó. Vì vậy, để thấu hiểu và chia sẻ với nhau, bạn cần tìm ra điểm chung trong cuộc trò chuyện. Điều này cũng cho thấy rõ tầm quan trọng của việc lắng nghe, thấu hiểu và cùng giải quyết khi giao tiếp.
9. Trả lời ngắn gọn và chú ý đến âm lượng
Nhiều người không chú ý đến âm lượng và giọng điệu khi tham gia vào một cuộc trò chuyện. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt phải biết kiểm soát lời nói và âm lượng của mình. Với mỗi nội dung, mỗi mục đích khác nhau sẽ có một phong cách giao tiếp khác nhau. Bạn nên trải qua nhiều để rút ra kinh nghiệm và từ đó biết mình nên làm gì để có cuộc trò chuyện thoải mái nhất.
10. Lời nói mượt mà, trôi chảy
Nói lan man, nói lắp và đi lang thang có thể khiến đối phương cảm thấy mệt mỏi và khó chịu trong suốt cuộc trò chuyện. Nó cũng cho thấy bạn thiếu tự tin trong giao tiếp. Nếu muốn nói lưu loát và lưu loát hơn, bạn có thể luyện tập nhiều hơn bằng cách tích lũy kiến thức và nhiều kỹ năng sống, đọc nhiều sách và luyện nói nhiều hơn.
11. Sẵn sàng trả lời và đặt câu hỏi
Để không làm cuộc trò chuyện bị sa lầy, đặt câu hỏi cũng là một cách tạo ra nhiều chủ đề. Trong giao tiếp, không dễ để đặt một câu hỏi khiến ai đó sẵn sàng chia sẻ câu chuyện cá nhân mà bạn muốn biết. Những người chỉ tập trung vào việc đặt câu hỏi đóng và không mở chủ đề có thể là do kỹ năng giao tiếp kém, hoặc tệ hơn là vì họ không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện với bạn.
12. Điều chỉnh cách bạn nói
Khi bạn có cơ hội tiếp xúc với nhiều nhóm người khác nhau, bạn cần linh hoạt để điều chỉnh phong cách nói của mình cho phù hợp với từng nhóm khác nhau. Không chỉ vậy, khi giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau, bạn cũng nên chọn một cách nói khác nhau mỗi lần để thích nghi.
V. Nâng cao kỹ năng cho những người trầm tính, hướng nội
– Không nghe thụ động: Bạn không nên nghe kể chuyện một cách thụ động, nghe những người không hiểu câu hỏi sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt đối phương. Hãy là một người lắng nghe tích cực, đồng cảm hoặc đưa ra lời khuyên thay vì chỉ lắng nghe một cách thụ động một cách vô tư.
– Đừng ép bản thân nói nhiều: nói nhiều là đủ, không nên thể hiện nhiều, thể hiện thái quá dễ khiến đối phương mệt mỏi, dễ nghĩ quẩn. Bạn chỉ muốn được chú ý.
– Tin rằng lời nói của bạn có giá trị: Để cải thiện kỹ năng giao tiếp của người trầm tính, hướng nội, bạn nên tin rằng những gì bạn nói có giá trị. Khi nhận thấy lời nói của mình có giá trị, bạn sẽ tự tin hơn, sẵn sàng mở lòng và chia sẻ nhiều điều tốt đẹp với mọi người.
– Chuẩn bị trước các cuộc họp: Không chỉ người hướng nội, tất cả mọi người đều cần chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung trước các cuộc họp. Khi bạn biết mình phải làm gì, bạn sẽ tự tin hơn khi nói.
– Sẵn sàng đối mặt với nỗi sợ giao tiếp: ngay cả khi bạn rất tự tin vào những gì mình đã chuẩn bị và thực hành mọi thứ một cách hoàn hảo thì vẫn sẽ nảy sinh những vấn đề không lường trước được. Vì vậy, hãy chuẩn bị tâm lý để đối mặt với mọi tình huống có thể xảy ra, dũng cảm đón nhận và vượt qua nỗi sợ giao tiếp.
VI. Những Sai Lầm Cần Tránh Trong Giao Tiếp
– Không chuẩn bị trước: Đây là lỗi không bao giờ được xảy ra khi giao tiếp. Nếu bạn quyết định sớm có một cuộc họp mới với một hoặc một vài người khác, điều quan trọng là phải chuẩn bị trước một số cuộc trò chuyện. Ngay cả một cuộc gặp gỡ bất ngờ cũng cần được chuẩn bị trước những câu hỏi cơ bản nhất để giao tiếp.
– Trả lời lan man, quanh co: Hầu hết mọi người đều không thích nói chuyện với một người nói lan man, quanh co và lạc đề. Vì vậy, hãy học cách giao tiếp trực tiếp về vấn đề.
– Ngại trả lời, hay càu nhàu: Thường xuyên ngập ngừng, càu nhàu khi giao tiếp thể hiện sự thiếu tự tin. Nguyên nhân của sự thiếu tự tin là do nội dung giao tiếp chưa được chuẩn bị sẵn, hoặc bạn tự ti về một số việc nào đó.
– Ngắt lời ai đó đang nói: Hành động ngắt lời ai đó là biểu hiện của một người giao tiếp kém. Đây là điều rất tối kỵ trong giao tiếp nên nếu mắc phải lỗi này thì hãy sửa ngay nhé!
– Coi thường, nói xấu: không coi thường, không nói xấu, hạn chế giao tiếp về những chủ đề nhạy cảm. Vì nó cho thấy bạn là một người không lịch sự, lịch sự trong mắt người đối thoại. Hay tệ hơn là vô tình làm xấu đi hình ảnh của đối phương. Khi một câu chuyện tồi tệ lan truyền, bạn có thể sẽ tự đánh mất một số mối quan hệ!
– Tham gia vào vấn đề tôn giáo và dân tộc: Vấn đề tôn giáo và dân tộc rất nhạy cảm. Vì vậy, để giao tiếp với nhiều sắc thái và sự thoải mái nhất có thể, bạn cần tránh nội dung tôn giáo và chủng tộc.
– Nói to khi không cần thiết: Trong một cuộc trò chuyện, bạn cần học cách kiểm soát âm lượng nói và hạn chế giọng nói của chính mình. Ngoài ra, hãy xem xét chủ đề và ngữ cảnh để có giọng điệu và ngữ điệu phù hợp nhằm giúp khán giả cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn.
– Sở hữu những cử chỉ, động tác thiếu tôn trọng: Hãy kiểm soát cơ thể và đừng giao tiếp bằng quá nhiều cử chỉ không cần thiết. Ngôn ngữ cơ thể là cần thiết trong giao tiếp, nhưng những cử chỉ và hành động đó cần phải có kỷ luật và tôn trọng.
– Lời nói, ánh mắt và nụ cười khiếm nhã: Thành thật với nhau giúp kéo dài câu chuyện và rút ngắn khoảng cách giữa hai người. Vì vậy, các bạn cần tạo dựng sự thân thiết với nhau qua lời nói, ánh mắt và nụ cười.
– Nóng tính, vội vàng: Đây là sai lầm lớn mà nhiều người mắc phải. Khi mắc lỗi này, bạn có thể trở nên xấu tính hơn trong cuộc trò chuyện. Khi bạn không kiểm soát được lời nói và hành động của mình sẽ khiến đối phương cảm thấy khó chịu và cho rằng bạn không phải là người giỏi giao tiếp.
VII. Làm nổi bật kỹ năng giao tiếp của bạn với nhà tuyển dụng
1. Sơ yếu lý lịch xin việc
Trong phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn, bạn sẽ cần trình bày chi tiết các kỹ năng giao tiếp của mình, nếu được yêu cầu cho công việc. Ví dụ, bạn đã có cơ hội sử dụng kỹ năng này trong hoàn cảnh nào và bạn đã đạt được kết quả gì khi áp dụng kỹ năng này vào công việc của mình.
2. Có mặt trong các cuộc phỏng vấn
Trong cuộc phỏng vấn, hãy thể hiện một số đặc điểm của kỹ năng giao tiếp, chẳng hạn như sự tự tin, kỹ năng lắng nghe tốt, sử dụng giọng điệu và âm lượng hoặc nói rõ ràng và mạch lạc. Cùng với các kỹ năng liên quan khác như kỹ năng giải quyết vấn đề, giải quyết vấn đề, kỹ năng đặt câu hỏi để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn nữa.
Trước cuộc phỏng vấn, hãy chuẩn bị một số câu hỏi mà người phỏng vấn sẽ hỏi và thực hành thật tốt. Khi chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ tự tin hơn trong buổi phỏng vấn và hạn chế tối đa những lỗi giao tiếp không nên mắc phải.
Xem thêm: